Der Presseverteiler: Das Fundament der Medienarbeit

Foto: © mitrija – Fotolia.com

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Sie haben Ihre neuste Pressemitteilung fertiggestellt, eine umfangreiche Ankündigung für die nächste Veranstaltung des Vereins geschrieben oder die passenden Worte für Ihr gerade neu erschienenes Produkt gefunden. Doch wie geht es nun weiter? An welche Medien hatten Sie beim letzten Mal die Informationen geschickt? Und wer war da nochmal der richtige Ansprechpartner?

Ohne die passende Vorbereitung müssen Sie nun vermutlich mühselig erneut alle Fachzeitschriften, Tageszeitungen und anderen Medien heraussuchen, in alten Notizen wühlen oder herumtelefonieren, um eine Liste zu erstellen. Diese Arbeit ist lästig – und wenn es um eine Meldung geht, die rasch verteilt werden muss, führt der Zeitverlust im schlimmsten Fall zu größeren Problemen. Die Abhilfe: Ein gut gepflegter Presseverteiler.

Warum einen Presseverteiler erstellen?

Den Spruch „Ordnung ist das halbe Leben“ mag wohl keiner von uns allzu gerne. Doch auch in der Presse- und Medienarbeit ist eine gewisse Ordnung sinnvoll und zielführend. Sie schafft nicht nur klare Strukturen, sondern spart am Ende wertvolle Zeit, die sich in Sinnvolleres investieren lässt als in die Suche nach Zeitungsnamen, Ansprechpartnern und Telefonnummern.

Presseverteiler sind als Datenbanken, in denen die vollständigen Kontaktdaten der wichtigsten Journalisten abgespeichert sind, das Fundament der strukturierten Presse- und Medienarbeit. Eine saubere und aktuelle Adressdatei erleichtert den regelmäßigen Kontakt mit Redaktionen und Journalisten. Wenn Sie diese Kommunikation zielgerichtet ausführen und relevante Medien optimal mit Informationen versorgen möchten, ist ein geordneter Verteiler ein wichtiges Werkzeug.

Wen und was sollten Sie in den Presseverteiler aufnehmen?

Die grundlegende Frage zu Beginn ist die nach Ihrer Zielgruppe. Ein paar gezielte Überlegungen helfen Ihnen, diese zu identifizieren und die Wege auszumachen, auf denen Sie sie erreichen:

  • Wer interessiert sich für meine Informationen?
  • Wer sollte meine Neuigkeiten außerdem interessant finden?
  • Wie kann ich die Zielpersonen erreichen?
  • Wo, also in welchen Redaktionen der potenziell wichtigen Medien, sollen meine Informationen ankommen?

Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen und die ersten Informationen zu den relevanten Medien gesammelt haben, geht es im nächsten Schritt darum, den Presseverteiler zu befüllen. Jeder Datensatz sollte hierbei alle Angaben enthalten, die für einen regelmäßigen Kontakt sinnvoll sind: Titel des Mediums, Anschrift, genaue Ansprechpartner, das Ressort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Redaktionsschluss und weitere Besonderheiten. Um diese Informationen herauszufinden, können Sie beispielsweise  beim entsprechenden Berufsverband nach einer Zusammenstellung der relevanten Fachtitel fragen. Im Impressum finden Sie dann die Kontaktdaten. Ebenso können Sie im Internet recherchieren oder telefonisch bei den jeweiligen Redaktionen anfragen. Wenn die finanziellen Ressourcen nicht zu stark begrenzt sind, besteht auch die Möglichkeit, Medienkontakte in Form von Medien- oder Fachverteilern zu kaufen.

Hilfreich ist auch eine Einteilung der Empfänger in Kategorien, da nicht jede Pressemitteilung zu jeder Zielgruppe und in jedes Medium passt. Mögliche Aufteilungen könnten zum Beispiel so aussehen:

  • lokale, regionale, nationale und internationale Presse
  • TV/Hörfunk, Fachpresse, Yellow-Press, Nachrichtenagenturen und Online-Medien
  • Anfänger, Fortgeschrittene, Experten (z.B. bei Kursen zu bestimmten Themen)

Die genaue Aufteilung hängt natürlich stark von Ihren Inhalten und Botschaften ab.

Der Aufwand lohnt sich

Gerade bei einem überschaubarem Empfängerkreis stellen Sie sich vielleicht die Frage, ob der Aufwand, einen Presseverteiler zu erstellen, nicht den Nutzen übersteigt. Wenn Sie einen Verein betreuen und einmal alle paar Monate Ihre Pressemitteilungen an zwei Tageszeitungen versenden, ist ein komplex aufgebauter Verteiler vielleicht etwas viel des Guten. Doch bei umfangreicheren Empfängerlisten ist eine sauber strukturierte Datenbank unverzichtbar. Selbst wenn die Erstellung des Verteilers Zeit und Ressourcen kostet – die Vorarbeit zahlt sich bei der Versendung einer größeren Zahl an Meldungen an viele Personen oder gar verschiedene Zielgruppen auf jeden Fall aus. Im konkreten Anwendungsfall ist die Auswahl der passenden Medien dann schnell erfolgt und die Pressemitteilung oder Ankündigung in nur wenigen Minuten verschickt.

Ebenso wichtig wie ein sauberer Aufbau ist auch die regelmäßige Wartung der Datensätze. Aktualisieren Sie die vorhandenen Informationen und ergänzen Sie neue. Pflegen Sie hinzugekommene Medien direkt beim ersten Kontakt ein. So ist Ihr Verteiler stets auf dem aktuellen Stand.

Fazit

Es ist sinnvoll, ein wenig Zeit und Aufwand in den Aufbau eines Presseverteilers zu investieren, da dieser die Grundlage für eine erfolgreiche Presse- und Medienarbeit bildet. Ein sauberer und gepflegter Verteiler spart am Ende mehr Zeit als er kostet und ermöglicht eine effektive Pressearbeit.

Ein Kommentar zu “Der Presseverteiler: Das Fundament der Medienarbeit

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