Mit Social Media Guidelines sicher posten!

Social Media GuidelinesAus den Social Media lassen sich Informationen jeglicher Art herausfischen. Daten aus sozialen Netzwerken bringen den Unternehmen zwar relativ viel – aber nur, wenn bei Facebook, Google+ und Co. klar ist, wie damit umgegangen werden soll. Das Risiko scheint hoch, die Menge der unstrukturierten Daten steigt stetig an und die Kontrollierbarkeit dieser immer schwieriger.

Dieses bestätigt ebenfalls eine Studie von Coleman Parkes Research im Auftrag von Iron Mountain: Die Vorgänge in sozialen Netzwerken zwischen Kollegen werden zu 94 Prozent zwar als geschäftlicher Ablauf angesehen, doch 72 Prozent der befragten Unternehmen wissen nicht, wie sie diese Daten und Informationen anschließend verwalten sollen. Auf europäischer Ebene wirkt sich diese Unsicherheit sogar noch prägnanter aus, denn fast alle Unternehmen verbieten hier ihren Mitarbeitern während der Arbeitszeit in den Social Media unterwegs zu sein.

Die Restriktion liegt nahe, da immer schwieriger zu überprüfen ist, welche internen Daten oder vertraulichen Informationen gerade an die Öffentlichkeit gelangen. Die oft notwendige Schnelllebigkeit der Social Media kann dazu führen, dass Mitarbeiter versehentlich durch fehlende interne Richtlinien Datenschutzbestimmungen umgehen.

Doch natürlich sind die Social Media nicht per se risikoreich, ein Unternehmen kann und sollte auf diesen Kommunikationskanal und diese Marketingplattform nicht verzichten, gerade wenn es um den Dialog mit der Zielgruppe geht sowie die eigene Darstellung in der Öffentlichkeit – viele Erfolge wurden in diesem Bereich bereits erzielt.

Mit einigen Vorsichtsmaßnahmen und einer ausreichenden Aufklärung bzw. Schulung der Mitarbeiter, ist dieser Kanal sehr nützlich. Social Media Guidelines erleichtern die Kommunikation für die Mitarbeiter nach einer vorangegangenen Schulung. Klare Richtlinien im Umgang und in der Nutzung mit den sozialen Netzwerken zu erstellen, hilft dabei, Mitarbeitern Verantwortung zu übertragen. Ihnen die Nutzung der sozialen Netzwerke zu untersagen, wäre eher kontraproduktiv, da sie eventuell während der Arbeitszeit privat auf den Plattformen surfen oder ihr Smartphone als Hilfe benutzen.
Die Richtlinien sollten regelmäßig aktualisiert werden, da gerade dieser Bereich sehr schnelllebig ist.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist: Zwischen privat und geschäftlich sollte unbedingt unterschieden werden. Auf vielen der Plattformen ist es bereits möglich, dass man sich als Unternehmen einen Firmenaccount anlegt. Interne Zuständigkeiten sollten hier geklärt werden, sodass auch aus Sicht der User klar ist, wer hier postet oder twittert. Vorsicht ist geboten, denn im Grunde genommen könnte jeder Post oder jeder Tweet als Geschäftsvorgang angesehen werden, für den das Unternehmen haftbar ist. Ob beispielsweise die Blogeinträge auf Grund der Gesetzeslage archiviert werden sollen, muss vorher geklärt werden.

Fazit: Nutzen Sie die sozialen Netzwerke aktiv, aber formulieren Sie vorher klare Regeln und informieren Sie die Mitarbeiter. Dann können alle mit Freude und gutem Gewissen für Ihr Unternehmen posten oder twittern und eine aktive Community aufbauen.

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