Tipps für entspannte Meetings!

Jeder Arbeitnehmer kennt es allzu gut: Der Büroalltag besteht zunehmend aus verschiedensten Meetings, die allesamt natürlich wichtig sind. Von einem Termin geht es zum nächsten, rund 30 Prozent der Arbeitszeit werden in ihnen verbracht. Dennoch gilt immer, dass Zeit Geld ist. Genau diese Weisheit kann in geschäftlichen Terminen umgesetzt werden, sodass diese möglichst effektiv sowie effizient gestaltet werden sollten. Eingesparte Kosten durch verringerte Zeit sind in jedem Unternehmen immer gerne gesehen. Hinzu kommt, dass die Pausen zwischen den einzelnen Meetings ein wenig länger  werden – für das operative Tagesgeschäft oder die Umsetzung der in den Gesprächen verteilten Aufgaben bleibt so ein wenig mehr Zeit.

Doch was kann man als Teilnehmer zur Effektivitätssteigerung eines Meetings beitragen?

Zunächst einmal ist es von Vorteil für alle Beteiligten, dass jeder pünktlich zum Start der Sitzung erscheint. Es gibt immer verschiedene Gründe, warum jemand nicht zeitgerecht zum Meeting erscheinen konnte. Aber notorische „zu-spät-Kommer“ stören nicht nur den Verlauf des Gesprächs, sondern stoßen auf wenig Gegenliebe ihrer Kollegen.

Gerade der Ablauf der Sitzung bzw. des Meetings fördert die Effizienz der besprochenen Inhalte. Eingebrachte Vorschläge der Kollegen sollten nicht im gleichen Augenblick zunichte gemacht werden, sondern zunächst einmal abgewogen werden. Gleich die Umsetzung im Unternehmen anzuzweifeln fördert weder die Innovationskraft innerhalb der Firma noch den Fluss des Meetings. Auch ist es nicht schlecht, wenn man sich auf die in dem Termin behandelten Inhalte ausreichend vorbereitet sowie den Diskussionen aufmerksam folgt. Nichts ist unangenehmer, als eine Nachfrage zu einem bereits besprochenen Problem zu stellen und anschließend die rollenden Augen der Kollegen zu sehen. Super ist es, dass viele der heutigen Arbeitnehmer ein Smartphone oder Tablet im Unternehmen nutzen – aber am besten nicht im Meeting.

Vieles hat sich allerdings bereits im Bereich der geschäftlichen Termine getan. Oftmals zum Wohle der Umwelt, aber dennoch sind die Meetings kompliziert. Wovon die Rede ist? Viele Treffen werden online oder via Telefon durchgeführt. Es haben sich bereits viele Anbieter auf dem Markt heraus kristallisiert, die die verschiedensten Tools für eine virtuelle Vernetzung der einzelnen Gesprächsteilnehmer anpreisen. Es  müssen zwar weniger Geschäftsreisen durchgeführt werden, doch wird die Effizienz der Gespräche oftmals durch technische Herausforderungen gemildert. Allzu oft geschieht es bei Videokonferenzen, dass die ersten Minuten damit verbracht werden, eine gute Verbindung zum Gesprächspartner herzustellen. Hinzu kommt, dass bei Telefonkonferenzen ein entscheidender Faktor der Kommunikation fehlt: die nonverbalen Zeichen, die einem häufig das Verständnis erleichtern.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Meetings aller Art gemacht? Und ist es besser, sich virtuell zu vernetzen oder live voreinander zu sitzen?

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