Der Weg zum papierlosen Büro

Foto: © rdnzl – Fotolia.com

Foto: © rdnzl – Fotolia.com

Unser Leben wird zunehmend digitaler: Musik hören wir nicht mehr auf CDs oder gar MCs, sondern haben mp3-Dateien auf der Festplatte und dem Player liegen. VHS-Kassetten gehören ebenfalls schon lange der Vergangenheit an – und sogar DVDs und BluRay bekommen inzwischen Konkurrenz von digitalen Downloads. Und während wir früher unsere Fotos entwickeln liessen und in ein Album einklebten, machen wir das heute nur noch in Ausnahmefällen – der Großteil der Bilder landet ausschließlich als digitale Datei auf Speicherkarte, Handy und Rechner.

Doch ein Bereich, in dem sich die Digitalisierung noch nicht vollkommen durchsetzen konnte, ist das Büro. Sie kennen es vielleicht selbst – im schlechtesten Fall liegt so viel Papier auf dem eigenen Schreibtisch, dass man froh ist, wenn man irgendwo darunter noch die Farbe der Tischplatte erkennen kann. Das vor 2000 Jahren in China erfundene Papier ist uns besonders in Deutschland ein treuer Begleiter. Rund eine Vierteltonne verbraucht jeder von uns jährlich, jeden Tag fallen allein im Büro durchschnittlich 30 Seiten an. Wie können wir dieser Papierberge, Ordner und Dokumentenstapel Herr werden?

Für uns als Agentur stellt sich diese Frage nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit und des „Luft schaffens“ im Büro. Wir arbeiten vom Home Office aus und das sogar über mehrere Bundesländer verteilt. Zwischen unseren Büros liegen bis zu 300 Kilometer. Da treten neben der möglichen Unordnung noch ganz andere Probleme auf – wie kann ich dem Kollegen die Dokumente zur Verfügung stellen, die er gerade so dringend braucht? Wie der Kollegin wichtige Informationen zukommen lassen, die es bisher nur als gedruckte Version auf meinem Schreibtisch gibt? Die Zusendung per Post oder das Warten auf den nächsten gemeinsamen Termin dauert oft zu lange. Die Lösung: Digitalisierung.

Der erste Schritt zum papierlosen Büro

Damit nun nicht im Fall der Fälle hektisch in Papierstapeln gewühlt und eilig etwas eingescannt werden muss, ist es zu empfehlen, sich generell über die Digitalisierung der vorhandenen Dokumente Gedanken zu machen. Die wohl wichtigste Frage lautet: Was kann man tun, um zu einem papierlosen Büro zu gelangen?

Im ersten Schritt müssen die vorhandenen Dokumente mit Hilfe eines passenden Scanners inklusive Software digitalisiert und archiviert werden. Dokumente, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, können anschließend in ein Archiv verbracht, nicht mehr gebrauchte Dokumente vernichtet werden. Die in der täglichen Arbeit benötigten Archive können so statt eines großen Stapels, der im wortwörtlichen Sinn viel Raum einnimmt, auf eine kleine, handliche Festplatte reduziert werden.

Sich schon bei der Digitalisierung seiner Papierberge eine Struktur zu überlegen und die Benennung der Dateien entsprechend anzupassen, hilft beim späteren Verwalten und Finden der Scans. Hier wird ein großer Vorteil der digitalen Dokumente deutlich: Es müssen keine Ordner mehr gewälzt werden. Stattdessen erleichtern und beschleunigen Suchfunktionen die Arbeit. Wichtig sind dabei klare, aussagekräftige Dateinamen und eine einheitliche Nomenklatur. Diese Faktoren sind bereits dann hilfreich, wenn man die digitalen Daten allein nutzt; sie werden aber spätestens dann unerlässlich, wenn die Dokumente weiteren Personen – oder wie in unserem Fall dem Team – zur Verfügung stehen sollen. Die Lösung: Cloud-basierter Speicherplatz.

Eine solche Cloud-Lösung ermöglicht es uns bei KONZEPT 4 zum Beispiel, gemeinsam auf Projektdateien zuzugreifen und digitalisierte Dokumente an jedem Standort und ohne Zeitverzögerung aufzurufen. Wenn der wichtige Text nicht mehr auf dem Schreibtisch der Kollegin oder des Kollegen herumliegt, sind auch Urlaub, Krankheit oder einfach ein eiliger Termin kein Problem mehr: Die Daten liegen in der Cloud. Kleiner Tipp am Rande: Achten Sie bei der Auswahl eines Cloud-Dienstes darauf, ob er Ihren Ansprüchen an die Sicherheit der hinterlegten Daten genügt.

Neue Papierberge vermeiden

Wenn der erste Schritt getan ist – die Digitalisierung der vorhandenen Dokumente – gilt es, konsequent den erneuten Aufbau von Papierbergen zu vermeiden.

Dazu müssen wir unsere Arbeitsweisen und -gewohnheiten anpassen, sodass beispielswiese weniger Dokumente ausgedruckt und weitergereicht werden. Zusätzlich kann nicht nur der eigene Verbrauch von Papier reduziert, sondern auch der Papiereingang digitalisiert werden, beispielsweise durch das digitale Anfordern von Rechnungen oder Ähnlichem in den Fällen, in denen dies möglich ist.

Auch die moderne Technik inklusive ihrer Hard- und Software kann die Digitalisierung des papierlastigen Alltags erleichern. Displays nehmen inzwischen oft Eigenschaften bzw. Funktionen von Papier an, wie beispielsweise die Möglichkeit, digitale Notizen mit einem Stift auf das Tablet zu schreiben. So müssen Notizen nicht mehr zwangsläufig auf Papier vorgenommen, sondern können komfortabel direkt digital erfasst werden.

Viele Vorteile durch eine ordentliche Digitalisierung

Unser Fazit: Eine ordentliche Digitalisierung vorhandener Dokumente bringt einige Vorteile mit sich. Sie sorgt nicht nur für einen aufgeräumten Schreibtisch und die Reduzierung des Papier-Archives. Darüber hinaus tut sie auch unserer Umwelt gut, wenn wir so die Mengen an Müll etwas reduzieren können. Wenn die Digitalisierung der Dokumente mit einer ordentlichen Struktur einhergeht, ergeben sich für die gemeinsame, ortsunabhängige Arbeit an Inhalten weitere Vorteile – Dokumente sind einfacher auffindbar, für alle verfügbar und zeitnah aufrufbar. Auch wenn es sicherlich noch Potenzial zur Optimierung gibt: Für uns als Agentur hat sich dieser Weg bewährt.

Was sind Ihre Erfahrungen? Klappt das papierlose Leben bzw. Arbeiten nur in der Theorie oder auch in der Praxis?