Home Office? Na klar!

Vielleicht denken Sie jetzt: Schon wieder ein Beitrag zum Thema Home Office? Davon gab es in den letzten drei Jahren doch wirklich genug. Die Pandemie ist jetzt eh zu Ende und wir können alle wieder ins Büro zurück. Wird ja auch Zeit – Home Office funktioniert auf Dauer gar nicht!

Oder doch?

Na klar! Wir bei KONZEPT 4 arbeiten schon immer im Home Office, schon vor dem Beginn des Ausnahmezustands im März 2020. Alle. Und wir mögen es sehr. Deswegen möchten wir unseren Blog heute dazu nutzen Ihnen zu zeigen, wie ein ganzes Unternehmen so dezentral organisiert sein kann, dass ein fast 100%-iges Home Office gar kein Problem ist. Vielleicht findet sich für den ein oder anderen eine wertvolle Anregung in unserer Herangehensweise. Oder ein paar Vorschläge und gute Argumente für den Chef, wenn man selbst im Home Office bleiben will, der Vorgesetzte aber noch zögert.

Eins vorweg: Das Ziel dieses Beitrags ist es nicht, Werbung für die vorgestellten Tools als DIE ultimative Lösung zu machen. Um wirklich hilfreiche Anregungen zu geben, fanden wir die konkrete Nennung aber deutlich zielführender als eine abstrakte Umschreibung. Und: Uns ist bekannt, dass es Unterschiede in der Definition der Begriffe „Remote Work“ und „Home Office“ gibt. Der Einfachheit halber nutzen wir hier jedoch letzteren Begriff für unsere Arbeit aus den eigenen vier Wänden heraus.

So kann Home Office funktionieren

Über die Vor- und Nachteile von Home Office sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber wurde schon viel geschrieben. Auf der Pro-Seite für’s Büro vor Ort stehen zum Beispiel der direkte Kontakt zu Kollegen, eine klare räumliche Trennung von Beruf und Privatleben oder gar die bessere Kontrolle über die Mitarbeiter und deren Leistung durch Vorgesetzte. Die Pro-Seite für’s Home Office ist genauso lang: unter anderem mehr Ruhe & Produktivität, eine bessere Work-Life-Balance durch eine größere Flexibilität, weniger verschwendete Lebenszeit durch den fehlenden Arbeitsweg, geringere Infrastruktur-Kosten und ein größerer Pool an Bewerbern (durch die fehlende Standort-Bindung) für den Arbeitgeber.

Welche dieser Argumente wie schwer wiegen, soll heute aber gar nicht das Thema sein. Stattdessen möchten wir ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern und zeigen, wie Home Office für uns ganz persönlich funktioniert. Über die Jahre hat sich dabei ein gewisses Setup bewährt. Die Grundpfeiler davon sind: Kommunikation, gute Tools und – vielleicht das wichtigste Element – Vertrauen.

Kommunikation

Kommunikation ist essentiell. Nicht nur für einen möglichst reibungslosen Ablauf der Arbeit, sondern auch für das soziale Miteinander. Inzwischen gibt es viele technologische Möglichkeiten, die kommunikative Nähe zu den Kollegen ebenfalls im Home Office zu gewährleisten.

Der wohl wichtigste Bestandteil der Kommunikation untereinander ist bei uns der Onlinedienst Discord. Sobald wir uns morgens an den Schreibtisch setzen, starten wir den Chat und geben dort den anderen Bescheid: „Guten Morgen – ich bin da“. Und nicht nur das: wir verabschieden uns in den Feierabend, kündigen die Mittagspause an, melden uns zurück – alles, was man auch im Büro tun würde, statt wortlos einen Raum zu betreten oder zu verlassen. So weiß jeder zu jeder Zeit, wer gerade da und ansprechbar ist – und wer eben nicht. Natürlich lassen sich so ebenfalls kurz Kuchenrezepte austauschen, vom fünften Paket berichten, dass man heute für die Nachbarn entgegen genommen hat, oder über das kräftige Gewitter staunen, das da gerade über’s Haus zieht (und vermutlich zwei Stunden später bei den Kollegen am anderen Endes des Bundeslandes ankommt).

Neben dem allgemeinen Chat gibt es kunden- oder projektspezifische sowie die Einzelchats mit den Kollegen. Diese bieten sich an, wenn man unter vier Augen Dinge klären muss oder nicht alle mit einer neuen Benachrichtigung stören will. Bis vor einigen Jahren lief diese Kommunikation über E-Mails – unter anderem durch die wachsende Unternehmensgröße erwies sich das am Ende aber als zu unübersichtlich.

Es macht übrigens wirklich einen Unterschied, ob der Chat voll besetzt ist oder ob, wie vor kurzem an einem Brückentag, der Großteil der Kollegen nicht „im Büro“ ist. Letzteres fühlt sich tatsächlich schnell ein wenig einsam an.

Nicht nur schreiben – sondern auch reden

Manchmal geht es schneller, Dinge telefonisch zu klären. Das ist ebenfalls über Discord möglich, entweder in der Gruppe oder direkt 1:1. Außerdem haben wir zwei Mal die Woche feste Termine für unsere Team Telkos. In diesen geht es immer um die aktuell offenen Projekte, die nächsten To Dos, offene Fragen und generell alles, was es zu klären gibt. Natürlich ist auch immer ein wenig Platz für Small Talk – ganz wie beim Meeting „in echt“.

Zusätzlich zu den Team Telkos gibt es bei uns einen wöchentlichen Kreativ Call. In diesen 45 Minuten können wir unabhängig von konkreten Kundenprojekten unserer Kreativität freien Raum lassen. Mal probieren wir neue Kreativitätstechniken aus, mal sammeln wir Ideen für unsere eigenen Social Media Kanäle – oder spielen eine Runde Stadt-Land-Fluss, um im alltäglichen Trouble den Kopf frei zu bekommen. Danach ist es gleich viel einfacher, sich dem nächsten Kundenprojekt zu widmen.

Ergänzt werden diese festen Termine um weitere Calls zu einzelnen Projekten – immer dann, wenn Bedarf besteht. Manche davon sind längerfristig geplant, manche ad hoc aufgesetzt und manche finden direkt im Anschluss an die Team Telkos statt. Eigentlich vergeht (fast) kein Tag, an dem wir nicht irgendwie miteinander sprechen.

Persönliche Treffen

Neben dem virtuellen Kontakt achten wir ebenfalls darauf, uns immer wieder persönlich zu treffen. Teilweise ist das – in wechselnder Konstellation – bei Kunden oder auf Events der Fall, bei denen wir rund um das Thema Social Media unterwegs sind. Unabhängig davon stehen Treffen mit dem gesamten Team auf unserer Agenda.

Im Idealfall planen wir eines je Quartal – leider klappt das nicht immer. Was wir bei diesen Treffen machen, ist immer unterschiedlich. Manchmal stehen Arbeitsthemen, Kunden und Projekte im Fokus, abgerundet mit einem netten Essen. Wir waren aber auch schon bei einem Golf-Schnupperkurs, sind mit einem Boot die Weser heruntergepaddelt, haben gemeinsam Ringe geschmiedet, waren im Zoo, haben zusammen Sahnetorten hergestellt, waren beim Bowling … Im Laufe der Jahre sind einige Sachen zusammengekommen – vielleicht sogar mehr als in „normalen“ Büros, in denen es maximal eine Weihnachtsfeier gibt.

Gute Tools sind die halbe Miete…

Ein weiterer wichtiger Baustein für eine gute Zusammenarbeit sind gute Tools. Neben einem Programm zur Kommunikation (wie Discord) sind für uns eine gemeinsame Dateiablage, eine übersichtliche Aufgabenverwaltung und eine einfach zu bedienende Zeiterfassung wichtig. Daneben nutzen wir einige weitere Tools, aber diese vier sind zentral und von konkreten Projekten unabhängig.

Eine gemeinsame Dateiablage ermöglicht die kooperative Arbeit an Dateien. Seien es die neusten Photoshop-Dateien für ein Projekt, Videos, die wir von einem Kunden erhalten haben, die Erstellung von Präsentationen oder anderes. Wir nutzen dafür ownCloud, genauso geeignet sind aber auch Dienste wie Dropbox, Google Drive & Co. Wichtig ist vor allem eine Synchronisierung in Echtzeit – und eine gute Absprache, wenn mehrere Personen auf einmal ein Dokument bearbeiten wollen. Bei Google Docs, auf das wir ebenfalls gerne zurückgreifen, sieht man sogar live, was die Kollegen bearbeiten. Ein netter Nebeneffekt: Wir sind damit ziemlich nah am papierlosen Büro, ein Ziel, das viele Unternehmen noch nicht erreicht haben.

Als Aufgabenverwaltung nutzen wir Asana, das wir entsprechend unserer aktuellen Projekte strukturiert haben. Asana erlaubt es jedem Nutzer, sich selbst Tasks mit den nächsten To Dos anzulegen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, anderen Nutzern Tasks zuzuweisen – zum Beispiel, wenn man vom Kollegen eine Grafikdatei benötigt, um mit der eigenen Arbeit fortfahren zu können. Mit Hilfe von Fälligkeitsdaten lassen sich Aufgaben priorisieren, in den Tasks selbst kann mittels Kommentaren kommuniziert und Rückfragen gestellt werden. Wird ein Task beendet, hakt der Nutzer ihn ab – und der Ersteller erhält eine Benachrichtigung. So ist immer klar, welche Aufgaben noch offen sind, wer an was arbeitet und wie der aktuelle Status in jedem Projekt ist.

… Vertrauen die ganze

Last but not least in der Liste unserer Must-Have-Tools: Eine einfach zu bedienende Zeiterfassung. Hier nutzen wir Paymo. Entscheidend ist dabei das richtige Mindset. Das Tool ist NICHT dazu da, um zu kontrollieren, wieviel Mitarbeiter xyz arbeitet und ob er ja seine 8 Stunden am Tag macht. Stattdessen geht es gerade im Agenturumfeld darum zu wissen, wie viele Stunden an welchem Projekt für welchen Kunden gearbeitet wurde. Wie viel Zeit müssen wir also in Rechnung stellen? Geht unsere Kalkulation auf oder haben wir unser Angebot am Ende zu knapp bemessen und zahlen quasi drauf? Das alles lässt sich aus einer gut gepflegten Zeiterfassung herauslesen. Und vielleicht auch, dass die eine Kollegin jeden Tag zehn Stunden schuftet (und so lange im Chat ansprechbar, also wirklich da ist) – und man sich in Ruhe unterhalten sollte, ob man manche Aufgaben nicht anders verteilen kann, um sie zu entlasten.

Der wohl wichtigste Faktor für ein funktionierendes Unternehmen im Home Office ist aber: Vertrauen. Zum Beispiel das Vertrauen, dass die Arbeit gemacht wird und nicht einfach nur die Zeiterfassung mit hübschen, bunten Blöcken gefüllt wird. Sicher, diesen Fall kann es auch geben – aber glauben Sie uns: bei einem funktionierenden Team fällt es selbst auf die Distanz schnell auf, wenn die Arbeit nicht vernünftig erledigt wird. Außerdem ist auch bei der Arbeit im Büro niemand vor Mitarbeitern sicher, die nur ihre Zeit absitzen. Eben hat der Kollege noch fleißig gearbeitet – doch kaum verlässt der Chef den Raum, lässt er alles fallen und spielt mit dem Handy herum. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Fazit zum Home Office

Natürlich haben wir für das vorgestellte Organisations-Modell sehr günstige Voraussetzungen. Wir können unseren Job quasi von überall aus erledigen. Der allergrößte Teil der Kommunikation mit den Kunden findet elektronisch oder telefonisch statt. Alles, was wir für unsere Arbeit brauchen, liegt in digitaler Form vor. Und wenn nicht, gibt es für den Notfall noch die Post oder die erwähnten persönlichen Treffen.

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg dieses Modells ist es auch, dass wirklich alle Kollegen im Home Office sitzen und sich niemand abgeschoben fühlt, weil er oder sie alleine zuhause sitzt, während sich die anderen ein Büro teilen. Die Voraussetzungen sind für alle gleich. Sind nur einzelne oder wenige Mitarbeiter im Home Office müsste man das Setup vermutlich noch ein wenig anpassen, damit keiner den (persönlichen) Anschluss verliert.

KONZEPT 4 feiert in diesem Jahr seinen 25. Geburtstag. Dass es die Agentur bereits so lange gibt, spricht für sich – und unsere Herangehensweise. Fragen Sie bei Bedarf übrigens gerne unseren Chef: Wir sind weit entfernt davon, den ganzen Tag auf dem Sofa zu sitzen und fernzusehen 😉